Anche se non è così tangibile l’invio di comunicazioni promozionali verso i propri clienti tramite email ha le proprie regole. All’inizio dell’email marketing tutto era concesso mentre ora ci sono regolamentazioni chiare e precise che vanno nella giusta direzione, la maggior tutela degli utenti. Lo CAN SPAM Act è una legge statunitense firmata dal Presidente George W. Bush il 16 dicembre 2003 che stabilisce il primo standard nazionale per l’invio di mail di tipo commerciale.

Ad esempio, per poter spedire mail legalmente e in conformità con questa legge anti-spam USA è diventato obbligatorio inserire un indirizzo postale valido e un link di cancellazione in ogni invio di campagna mail.

Le principali linee guida da rispettare

Non utilizzare informazioni false o fuorvianti
Il tuo “Da”, “A”, “Reply-To”, e le informazioni di routing – compreso il nome del dominio di origine e indirizzo di posta elettronica – devono essere precisi e identificare la persona o azienda che ha inviato il messaggio.

Non utilizzare soggetti della mail ingannevoli
L’oggetto deve riflettere il contenuto del messaggio.

Identificare chiaramente che si tratta di una pubblicità
Anche se c’è molto margine di manovra per evidenziare il fatto che è una mail pubblicitaria è comunque necessario indicare in modo chiaro e ben visibile che il messaggio è un messaggio di questo tipo.

Comunicare ai destinatari dove ti trovi
All’interno della comunicazione deve esssere indicato il vostro indirizzo postale fisico valido. Può essere il vostro indirizzo corrente, una casella postale o una casella di posta privata che hai registrato con una mail commerciale che riceve agenzia istituita ai sensi della normativa servizio postale.

Comunicare ai destinatari come poter fare opt-out
Il messaggio deve includere una spiegazione chiara e visibile del modo in cui il destinatario può scegliere di non ricevere più mail da voi in futuro.
L’informazione deve essere subito riconoscibile, deve essere semplice capire di che tipo di messaggio si tratta. Si può indicare un indirizzo di posta elettronica per la risposta di ritorno o in altra maniera tramite il web facile da permettere alle persone di esprimere la loro scelta. E’ possibile creare un menu per consentire al destinatario di filtrare gli opt-out solo per alcuni tipi di mail, ma è comunque necessario includere l’opzione per interrompere tutti i messaggi commerciali.

Rispettare le richieste di opt-out
Qualsiasi meccanismo di opt-out proposto deve essere in grado di elaborare le richieste di opt-out per almeno 30 giorni dopo aver inviato il messaggio. E’ necessario onorare richiesta di opt-out del destinatario entro 10 giorni lavorativi. Non si può imporre una tassa o richiedere al destinatario di fornirvi informazioni ulteriori di identificazione personale al di là del proprio indirizzo mail presente nel database.

Non si può chiedere al destinatario di compiere altre azioni al di fuori dell’invio di una mail di risposta oppure del visitare una singola pagina per confermare l’opt-out.

Una volta che le persone hanno confermato di non volere più ricevere messaggi da parte vostra, non si possono vendere o trasferire i loro indirizzi di posta elettronica, anche sotto forma di una mailing list. L’unica eccezione concessa è trasferire gli indirizzi ad una società che avete assunto per aiutare a rispettare la legge CAN-SPAM.

Monitorare quello che gli altri fanno nel vostro conto
La legge chiarisce che, anche se si assume un’altra società per gestire le vostre comunicazioni di mail marketing, non è possibile sottrarsi alle responsabilità legali del rispetto della legge. Sia la società il cui prodotto è promosso nel messaggio si la società che materialmente invia il messaggio possono essere ritenuta legalmente responsabili.

In Italia
Le leggi anti-spam in Italia sono molto severe, si può addirittura essere imprigionati per l’invio di mail spam. Meglio seguire le linee guida e attenersi alle disposizioni di legge.

Codice per la protezione dei dati personali (decreto legislativo n. 196/2003). Il Codice ha recepito la direttiva CE 95/46 sulla protezione dei dati personali e la direttiva CE 2002/58 relativa alla vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche; ha consolidato tutte le leggi italiane preesistenti e dei regolamenti in questo settore.

DL 196/2003 Codice in materia di dati DL 675/1996 sugli stati di protezione della privacy, tra l’altro, specifica che una società deve avere l’autorizzazione da ogni utente i cui dati personali (come ad esempio l’indirizzo email) che si desidera utilizzare. DL 171/1998 (derivante dalla direttiva comunitaria 97/66 / CE) in materia di protezione della privacy delle telecomunicazioni: questo ha messo fuorilegge tutti i sistemi automatici per chiamare un utente e afferma che tutte le spese di una pubblicità devono essere pagati dalla società e non l’utente (fax ed email sono eventualmente invece pagati anche da parte dell’utente).

DL 185/1999 (derivante dalla direttiva comunitaria 97/7 / CE) sulla protezione dei consumatori in materia di contratti a lunga distanza: questo obbliga le aziende a chiedere il permesso dell’utente per le vendite virtuali o telefoniche.